Jak założyć kantor walutowy – licencja i oprogramowanie

Założenie kantoru walutowego w Polsce to działalność regulowana prawnie, wymagająca wpisu do rejestru Narodowego Banku Polskiego (NBP), spełnienia wymogów kwalifikacyjnych oraz odpowiedniego wyposażenia lokalu lub platformy cyfrowej.

Wpis do rejestru NBP jest warunkiem legalnego prowadzenia kantoru. W przypadku e‑kantorów często niezbędna jest licencja KNF (jako Krajowa Instytucja Płatnicza lub Biuro Usług Płatniczych) albo współpraca z licencjonowaną instytucją płatniczą.

W dobie cyfryzacji finansów kantory ewoluują od tradycyjnych punktów wymiany do zaawansowanych platform online. W poniższym przewodniku znajdziesz kroki potrzebne do uruchomienia biznesu: uzyskanie licencji, formalności administracyjne, wymagania osobowe i techniczne oraz wybór oprogramowania, w oparciu o aktualne przepisy ustawy o usługach płatniczych i rozporządzenia Ministra Finansów oraz NBP.

Rodzaje kantorów walutowych – stacjonarny kontra internetowy

Kantor stacjonarny to fizyczny lokal, który musi spełniać warunki techniczne i bezpieczeństwa, zapewniać ciągłą dostępność transakcji w godzinach pracy oraz prowadzić trwałą ewidencję operacji.

Kantor internetowy działa jako platforma online; jeśli świadczy usługi płatnicze (np. przekazy, inicjowanie transakcji), wymaga statusu BUP lub KIP oraz nadzoru KNF. Dla KIP wymagany jest kapitał początkowy minimum 125 000 euro oraz pełne procedury AML/KYC i możliwość paszportowania usług w UE.

Wybór formy zależy od modelu biznesowego: lokal stacjonarny sprawdza się w miejscach o dużym ruchu turystycznym, kanał online – przy zdalnych transakcjach (np. rozwiązania w stylu Alior Kantor).

Kwalifikacje i wymagania osobowe dla właściciela i pracowników

Właścicielem może być osoba fizyczna, osoba prawna lub spółka osobowa, pod warunkiem niekaralności za przestępstwa skarbowe lub korupcyjne. Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego odnawia się co roku i przedstawia NBP.

Dodatkowe kwalifikacje obejmują:

• ukończenie kursu z zakresu prawa i praktyki kantorowej (świadectwo),
• minimum 1 rok doświadczenia w bankowości w obszarze transakcji walutowych (świadectwo pracy),
• oświadczenie o znajomości ustawy o działalności kantorowej.

Pracownicy kantoru muszą spełniać te same wymogi. Zgłoszenia do ZUS dokonuje się w ciągu 7 dni od zawarcia umowy.

Krok po kroku – rejestracja działalności i uzyskanie wpisu do rejestru NBP

Działalność kantorowa jest działalnością regulowaną, dlatego przed rozpoczęciem operacji należy dopełnić poniższych formalności.

1. Założenie firmy – złóż wniosek CEIDG-1 online na biznes.gov.pl lub w urzędzie gminy; uzyskasz NIP i REGON. Zgłoś się jako płatnik do ZUS (ZUA/ZZA – w zależności od tytułu ubezpieczenia).
2. Wniosek o wpis do rejestru NBP – złóż pisemny wniosek do oddziału okręgowego NBP właściwego dla lokalizacji kantoru. Zawiera:

• nazwę firmy, adres oraz numery NIP i REGON,
• dane lokalizacji kantoru (dla wielu lokalizacji można złożyć jeden wniosek),
• oświadczenia o spełnieniu warunków, niekaralności i posiadanych kwalifikacjach,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje.

Decyzja NBP – wpis do rejestru następuje w terminie 7 dni. Jeżeli po 14 dniach od złożenia wniosku nie otrzymasz zawiadomienia o odmowie, możesz rozpocząć działalność; po wpisie zawiadom NBP o starcie w 7 dni.

Aktualizacje danych – zmiany zgłasza się do NBP w terminie 14 dni.

Dla e‑kantorów: wymagany jest dodatkowo wniosek do KNF (BUP/KIP) wraz z dokumentacją: struktura prawna, procedury AML/KYC, opis usług, model rozliczeń i źródła finansowania.

Wymagania lokalowe i techniczne dla kantoru stacjonarnego

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wyposażenia kantoru, lokal powinien spełniać następujące wymogi:

• bezpieczeństwo – sejf o odpowiedniej klasie, system alarmowy, monitoring, zabezpieczenia antywłamaniowe;
• dostępność – zapewnienie nieprzerwanej możliwości kupna i sprzedaży walut w godzinach pracy;
• ewidencja – trwała i kompletna rejestracja operacji walutowych.

Przedsiębiorca odpowiada za ochronę gotówki, danych oraz bezpieczeństwo klientów.

Specyfika kantoru internetowego – licencja KNF i usługi płatnicze

E‑kantory podlegają przepisom ustawy o usługach płatniczych. Jeśli w ramach serwisu realizujesz przekazy środków lub inicjujesz płatności, konieczna jest rejestracja jako BUP lub uzyskanie licencji KIP pod nadzorem KNF. KIP wymaga kapitału początkowego minimum 125 000 euro, systemów zarządzania ryzykiem, raportowania oraz zgodności z AML/KYC.

Najczęstsze etapy pozyskania licencji obejmują:

• przyjęcie właściwej struktury prawnej i ładu korporacyjnego,
• opracowanie i wdrożenie dokumentacji AML/KYC oraz polityk bezpieczeństwa,
• złożenie kompletnego wniosku do KNF wraz z planem działalności i modelem rozliczeń.

Proces online jest prosty dla klienta: rejestracja w serwisie, zasilenie rachunku przelewem w PLN i odbiór waluty na rachunek walutowy (np. rozwiązania podobne do Alior Kantor).

Obowiązki bieżące i sprawozdawczość

Po uruchomieniu działalności należy utrzymywać stałą zgodność operacyjną i regulacyjną:

• sprawozdawczość – raporty okresowe do NBP (m.in. kwartalne) oraz – dla e‑kantorów – do KNF;
• ewidencja – bieżąca, kompletna ewidencja operacji walutowych oraz archiwizacja dokumentów;
• podatki i ZUS – terminowe opłacanie składek i rozliczeń podatkowych.

Naruszenia przepisów (zwłaszcza AML) mogą skutkować wysokimi karami oraz wykreśleniem z rejestru.

Oprogramowanie i technologie dla nowoczesnego kantoru

Kluczowym elementem jest oprogramowanie kantorowe integrujące ewidencję, zgodność AML/KYC i obsługę transakcji. W punktach stacjonarnych sprawdzą się systemy POS, a w online – platformy z automatyczną wymianą i integracją bankową.

Zalecane funkcje oprogramowania

Warto, aby system oferował następujące funkcje:

• automatyczną kalkulację kursów (np. na bazie NBP/EBC),
• ewidencję transakcji zgodną z RODO i AML,
• integrację z bankami (API przelewów),
• raportowanie do NBP/KNF,
• bezpieczeństwo: szyfrowanie, 2FA, elektroniczne KYC (weryfikacja tożsamości).

Popularne rozwiązania

Przykłady rozwiązań dostępnych na rynku:

• dedykowane systemy od wyspecjalizowanych dostawców (np. Info‑Logic, fintechy z modułami dla e‑kantorów),
• gotowe platformy bankowe (np. Alior) z aplikacjami mobilnymi,
• rozwiązania open‑source lub chmurowe do automatyzacji i obsługi wielu walut.

Koszt oprogramowania wynosi zwykle 5–20 tys. zł rocznie, zależnie od skali i funkcji. Dla e‑kantorów kluczowa jest zgodność z PCI DSS w zakresie przetwarzania płatności.

Porównanie kluczowych aspektów dla kantoru stacjonarnego i internetowego:

Aspekt	Kantor stacjonarny	Kantor internetowy
Licencja	Wpis do rejestru NBP	KNF (KIP/BUP) + NBP
Kapitał	Brak minimalnego progu	Min. 125 000 euro (KIP)
Oprogramowanie	POS + ewidencja	Platforma z API i modułami AML
Raportowanie	Kwartalne do NBP	Bieżące do KNF i okresowe do NBP
Koszt startu	20–50 tys. zł (lokal i wyposażenie)	200+ tys. zł (licencja, wdrożenia)

Koszty, ryzyka i perspektywy rozwoju

Koszty startowe zwykle obejmują: rejestracje administracyjne ~1–2 tys. zł, lokal i wyposażenie 50–100 tys. zł, kursy/zaświadczenia 2–5 tys. zł, oprogramowanie 10–30 tys. zł; dla e‑kantorów dodatkowo koszty licencyjne i doradcze (często setki tys. zł).

Ryzyka to przede wszystkim silna konkurencja (banki, fintechy typu Revolut), wahania kursów oraz sankcje za naruszenia AML (kary mogą sięgać milionów złotych).

Perspektywy są korzystne dla kanału online (rosnący wolumen transakcji), lecz wymagają stałego inwestowania w bezpieczeństwo, zgodność oraz integracje. Integracja z kryptoaktywami wymaga statusu KIP/MIP i odrębnych polityk ryzyka.

Założenie kantoru to solidny model biznesowy pod warunkiem rygorystycznej zgodności prawnej i technologicznej. Warto zasięgnąć porady prawnika specjalizującego się w fintech i na bieżąco monitorować zmiany w ustawie o usługach płatniczych.