W Polsce agencja pracy tymczasowej (APT) to dynamiczny model biznesowy, który daje firmom elastyczność w pozyskiwaniu kadr na krótki okres, a kandydatom – szybki dostęp do zatrudnienia.
Założenie APT wymaga uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), który potwierdza certyfikat uprawniający do świadczenia usług pracy tymczasowej. Proces jest dostępny dla każdego podmiotu bez specjalnych kwalifikacji, o ile spełnia wymogi formalne (m.in. brak zaległości finansowych i brak kar kryminalnych związanych z rynkiem pracy).
Artykuł krok po kroku wyjaśnia, jak założyć APT: od rejestracji w KRAZ, przez obowiązki prawne i koszty, po praktyczne wskazówki biznesowe, w oparciu o ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 20 kwietnia 2004 r.
Kto może założyć agencję pracy tymczasowej?
Próg wejścia jest niski – nie potrzeba specjalistycznego wykształcenia ani doświadczenia, choć znajomość rynku i przepisów zdecydowanie ułatwia start. Kluczowe warunki to:
- brak zaległości w podatkach oraz składkach ZUS, FP, FGŚP i FEP,
- brak kar za przestępstwa lub wykroczenia przeciwko prawom pracowników i rynkowi pracy,
- brak procedury likwidacyjnej lub upadłości wobec podmiotu.
Formy prawne są elastyczne: działalność gospodarcza (CEIDG), spółki handlowe (z wyjątkiem spółki partnerskiej) lub inne podmioty gospodarcze. Najpierw zarejestruj firmę w CEIDG/KRS i uzyskaj NIP – to podstawa do wniosku o KRAZ.
Rejestracja w KRAZ – krok po kroku
Wpisu do KRAZ dokonuje marszałek województwa właściwy dla siedziby agencji, na podstawie wniosku składanego elektronicznie w Systemie Teleinformatycznym Obsługi Rejestrów PSZ (STOR) pod adresem: stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz. Rejestr jest jawny i wpis musisz uzyskać przed rozpoczęciem działalności – inaczej grożą kary.
Wymagane dane we wniosku:
Przygotuj poniższe informacje, aby szybko wypełnić wniosek:
- oznaczenie podmiotu (nazwa, dane rejestrowe),
- adres siedziby i lokali świadczenia usług (z gminą, powiatem, województwem, numerem telefonu),
- forma prawna działalności,
- rodzaj usług: praca tymczasowa (lub pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, poradnictwo zawodowe),
- NIP, numer KRS lub wpis CEIDG,
- oświadczenie o zgodności danych z prawdą i spełnieniu warunków z ustawy (art. 18e).
Wniosek jest darmowy, jednak za wydanie certyfikatu pobierana jest opłata w wysokości 200 zł. Marszałek potwierdza wpis certyfikatem, który stanowi dowód legalnego działania APT.
Czas przetwarzania: zwykle kilka tygodni – warto na bieżąco monitorować status w STOR.
Obowiązki agencji pracy tymczasowej po uzyskaniu certyfikatu KRAZ
Certyfikat to nie wszystko – APT musi rygorystycznie przestrzegać przepisów ustawy o promocji zatrudnienia, dbając o prawa pracowników tymczasowych (PT) i standardy współpracy z pracodawcami użytkownikami (PU).
Umowa z pracownikiem tymczasowym (art. 13 ust. 1)
Umowa musi precyzyjnie określać następujące elementy:
- strony i datę zawarcia,
- pracodawcę użytkownika (PU) i okres pracy na jego rzecz,
- rodzaj pracy, wymiar godzin i miejsce jej wykonywania,
- wynagrodzenie oraz termin i sposób wypłaty,
- informacje kontaktowe do agencji: adres, telefon, e-mail i godziny dostępności (papierowo lub elektronicznie).
Limity zatrudnienia PT
Maksymalnie 18 miesięcy u jednego PU w okresie 36 miesięcy, a w ramach jednej umowy – nie dłużej niż 6 miesięcy.
Dokumentacja i przestrzeganie prawa
W zakresie dokumentów i zgodności z prawem pamiętaj o następujących zasadach:
- prowadzenie pełnej ewidencji zatrudnienia,
- zapewnienie PT bezpośredniego i sprawnego kontaktu z agencją,
- weryfikacja PU pod kątem legalności działań (np. dodatkowe wymogi przy pracy za granicą).
Agencja ponosi solidarną odpowiedzialność za wypłatę wynagrodzenia PT, jeśli PU zalega z płatnościami.
Koszty startu i biznesplan agencji pracy tymczasowej
Założenie APT nie wymaga wysokiego kapitału początkowego, jednak realistyczny biznesplan powinien uwzględniać następujące pozycje kosztowe:
| Element | Szacunkowy koszt | Uwagi |
|---|---|---|
| Rejestracja CEIDG/KRS | 0–500 zł | Darmowa CEIDG, opłaty sądowe dla spółek |
| Wpis KRAZ i certyfikat | 200 zł | Obowiązkowy |
| Biuro i oprogramowanie HR | 5–20 tys. zł | Wymagane lokale usługowe |
| Marketing i rekrutacja | 10–50 tys. zł | Portale pracy, social media |
| Ubezpieczenia, ZUS | Zmienne | Od pierwszego pracownika |
Strategia biznesowa
W praktyce warto przyjąć jasny plan działania:
- określ niszę – np. pracownicy z Ukrainy (pamiętaj o weryfikacji legalizacji pobytu i pracy);
- analizuj rynek – pożądane kwalifikacje, dostępność kandydatów, znajomość języka polskiego;
- weryfikuj pracodawcę użytkownika – czy zapewnia zakwaterowanie i bezpieczne warunki (np. w opiece lub produkcji);
- zdefiniuj obszar działania – lokalny czy międzynarodowy (dla eksportu usług mogą obowiązywać dodatkowe wymogi).
Ryzyka i częste błędy przy zakładaniu APT
Najczęstsze pułapki to:
- brak wpisu przed startem – kara do 30 tys. zł;
- niepełna umowa z PT – ryzyko unieważnienia i roszczeń;
- zaległości finansowe – automatyczne skreślenie z KRAZ;
- ignorowanie limitów – sankcje administracyjne.
W 2026 r. rynek APT rośnie z powodu niedoborów kadrowych – prognozowany popyt to ok. 500 tys. pracowników tymczasowych rocznie w logistyce i przemyśle.
Podsumowanie kroków do certyfikatu KRAZ
Aby uzyskać certyfikat KRAZ, wykonaj te kroki:
- Zarejestruj podmiot w CEIDG/KRS.
- Sprawdź brak zaległości i kar.
- Przygotuj wniosek w STOR z wymaganymi danymi.
- Złóż wniosek do marszałka województwa.
- Odbierz certyfikat za 200 zł i rozpocznij działalność.