W dzisiejszym świecie handlu międzynarodowego numer EORI (rejestracja i identyfikacja podmiotów gospodarczych) jest kluczowym identyfikatorem dla polskich przedsiębiorców prowadzących eksport i import towarów spoza Unii Europejskiej. Ten unijny numer umożliwia odprawy celne, składanie deklaracji i sprawną współpracę z administracją skarbowo-celną, eliminując zbędne bariery biurokratyczne.
Dla firm technologicznych, e-commerce czy fintechów, rozwijających się poprzez import komponentów z Azji lub eksport sprzętu i oprogramowania do USA, brak numeru EORI oznacza faktyczną blokadę operacji. W tym poradniku omawiamy najważniejsze aspekty – od definicji i struktury, przez proces rejestracji online, po weryfikację, koszty i częste błędy – w oparciu o oficjalne procedury i praktyczne wskazówki.
Czym dokładnie jest numer EORI i dlaczego jest niezbędny?
Numer EORI to unikalny kod identyfikacyjny wprowadzony przez Unię Europejską w 2009 roku w ramach rozporządzenia (WE) nr 312/2009. Służy do rejestrowania i identyfikacji operatorów gospodarczych w procedurach celnych – zarówno przy imporcie, jak i przy eksporcie towarów. Bez niego niemożliwe jest:
- złożenie deklaracji celnych w systemach automatycznych (np. NCTS dla tranzytu),
- import z krajów trzecich (poza UE, np. Chiny, USA, Wielka Brytania po Brexicie),
- eksport towarów podlegających kontroli celnej,
- korzystanie z uproszczeń celnych, takich jak autoryzowany eksporter (AE) czy operator gospodarczy certyfikowany (AEO).
W Polsce numer nadaje Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, a proces odbywa się wyłącznie online poprzez platformę PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych). Pełna cyfryzacja przyspiesza formalności i eliminuje konieczność wizyt w urzędach, co jest szczególnie ważne dla dynamicznych firm technologicznych.
Struktura numeru EORI w Polsce
W praktyce wygląda to następująco:
- dla firm krajowych – PL + NIP (10 cyfr) + 00000, np. PL12345678900000 lub PL847146028300000;
- dla podmiotów z 14-znakowym REGON – PL + ostatnie 5 cyfr REGON;
- dla firm zagranicznych (kraje trzecie) – PL + 14 cyfr + litera Z na końcu, np. PL12345678910000Z.
Numer EORI jest nadawany jednorazowo i bezterminowo, przy czym wniosek składa się w kraju rejestracji firmy (polski przedsiębiorca wnioskuje w Polsce).
Kto potrzebuje numeru EORI i kiedy go założyć?
Każdy podmiot gospodarczy angażujący się w handel z krajami trzecimi powinien posiadać EORI. Dotyczy to w szczególności:
- producentów technologii importujących chipy, moduły IoT czy baterie,
- sklepów e-commerce sprowadzających elektronikę i akcesoria (np. z AliExpress lub Amazon Global),
- firm fintechowych eksportujących serwery, urządzenia sieciowe czy sprzęt do przetwarzania danych,
- operatorów logistycznych, magazynów i spedytorów obsługujących odprawy celne.
Nie potrzebujesz EORI, jeśli handlujesz wyłącznie wewnątrz UE (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) lub działasz wyłącznie jako konsument indywidualny.
Kiedy wystąpić z wnioskiem? Najlepiej przed pierwszą transakcją celną (np. planowanym importem z Chin). Proces zwykle trwa od kilku godzin do 1–3 dni, jednak opóźnienia mogą czasowo zablokować dostawę. W przypadku podmiotów spoza UE z polskim adresem konieczna bywa dodatkowa weryfikacja – warto wtedy rozważyć wsparcie pełnomocnika.
Krok po kroku – jak założyć numer EORI samodzielnie
Cały proces jest w pełni elektroniczny i bezpłatny (opłata skarbowa 17 zł dotyczy wyłącznie działania przez pełnomocnika). Wymagany jest profil zaufany, podpis kwalifikowany lub podpis celny.
Krok 1 – załóż konto na PUESC z rozszerzonymi uprawnieniami
Wykonaj te czynności:
- wejdź na www.puesc.gov.pl i wybierz opcję „Załóż konto”,
- wypełnij formularz danymi osobowymi i kontaktowymi (imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon),
- w sekcji celu rejestracji wskaż: „Chcę powiązać się z firmą”,
- podpisz formularz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym (bez podpisu uzyskasz tylko konto podstawowe – niewystarczające do EORI),
- po potwierdzeniu odbierz kod weryfikacyjny na e-mail i aktywuj konto, dzięki czemu otrzymasz ID SISC.
Uwaga: konto może założyć jedynie pełnoletnia osoba fizyczna (krajowa lub zagraniczna).
Krok 2 – złóż wniosek o rejestrację firmy i nadanie EORI (formularz WRP0001)
Postępuj tak:
- zaloguj się do PUESC na konto z rozszerzonymi uprawnieniami,
- przejdź do Usługi > Zarejestruj dane firmy lub wyszukaj WRP0001 – Rejestracja danych firmy,
- uzupełnij interaktywny formularz; najważniejsze pola to:
Dane wymagane Przykładowe informacje Rodzaj podmiotu Spółka z o.o., JDG itp. Numery identyfikacyjne NIP, REGON, KRS, VAT UE Nazwa firmy Pełna i skrócona Data rozpoczęcia działalności DD.MM.RRRR Forma prawna np. spółka akcyjna Adres siedziby Pełny adres z kodem pocztowym - zaznacz wymagane zgody oraz oświadczenia o zgodności danych,
- wygeneruj dokument, podpisz go elektronicznie i prześlij w systemie.
Krok 3 – oczekuj na decyzję i potwierdzenie
Następnie:
- sprawdzaj status w sekcji Mój pulpit > Moje sprawy i dokumenty > Dokumenty,
- czas rozpatrzenia wynosi zwykle 1–3 dni (niekiedy kilka godzin),
- po pozytywnej weryfikacji otrzymasz potwierdzenie z numerem EORI w PUESC.
Jeśli w Twoim imieniu działa pełnomocnik, dołącz upoważnienie oraz dowód opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.
Alternatywa – pomoc zewnętrzna
Dla cudzoziemców lub w bardziej złożonych przypadkach warto skorzystać z usług biura rachunkowego lub wyspecjalizowanej firmy, która przeprowadzi rejestrację online i zminimalizuje ryzyko błędów (np. w starszych modułach systemu).
Jak zweryfikować numer EORI?
Masz trzy możliwości weryfikacji numeru:
- w Polsce – poprzez panel PUESC lub stronę Izby Administracji Skarbowej,
- w całej UE – w wyszukiwarce Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori/eori_validation.jsp?Lang=pl,
- wpisz numer EORI w wyszukiwarce – system potwierdzi jego ważność.
Koszty, czas i częste błędy
Najważniejsze informacje przedstawiamy poniżej:
- Koszt – 0 zł przy samodzielnym wniosku; 17 zł opłaty skarbowej + ewentualne honorarium biura w przypadku pełnomocnika;
- Czas – z reguły 1–5 dni, z możliwością przyspieszenia w sprawach priorytetowych;
- Błędy do uniknięcia – najczęstsze pomyłki to:
- nieprawidłowy lub wygasły podpis elektroniczny,
- nieaktualne dane rejestrowe (NIP/REGON/KRS),
- próby załatwienia sprawy w urzędzie mimo pełnej obsługi online.
Znaczenie EORI dla biznesu technologicznego i finansowego
EORI to praktyczna brama do skalowania operacji w globalnych łańcuchach dostaw. Firmy fintech importują serwery z Tajwanu, a startupy hardware’owe eksportują drony do USA – bez EORI dostawy utkną na etapie odprawy celnej.
Integracja EORI z systemami ERP (np. Symfonia) automatyzuje obsługę zgłoszeń, zmniejszając ryzyko błędów i obniżając koszty logistyczno-celne o 20–30%. Po Brexicie posiadanie EORI jest obowiązkowe przy handlu z Wielką Brytanią.