Jak założyć agencję nieruchomości – licencja i formalności

W Polsce prowadzenie agencji nieruchomości nie wymaga licencji, zezwoleń ani koncesji – wystarczy rejestracja działalności i obowiązkowe ubezpieczenie OC. Ten przewodnik krok po kroku prowadzi przez proces zakładania biura nieruchomości – od wyboru formy prawnej, przez rejestrację i ubezpieczenie, po marketing i codzienne operacje – ze stanem prawnym aktualnym na 2026 rok.

Brak licencji – deregulacja rynku nieruchomości

Od 1 stycznia 2014 roku zawód pośrednika w obrocie nieruchomościami jest zderegulowany, co oznacza, że nie potrzebujesz licencji do założenia agencji. Praktycznie każdy może otworzyć biuro nieruchomości, pod warunkiem spełnienia dwóch kluczowych formalności: rejestracji działalności gospodarczej oraz zakupu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody związane z pośrednictwem.

Ubezpieczenie OC chroni przed roszczeniami klientów w przypadku błędów (np. przy weryfikacji stanu prawnego nieruchomości) i jest jedynym obowiązkowym wymogiem formalnym.

Brak licencji nie zwalnia z odpowiedzialności – błędy mogą skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną. W 2026 roku proces wejścia na rynek pozostaje prosty, ale konkurencja jest silna: stawiaj na rzetelną wiedzę o rynku, przepisach i narzędziach cyfrowych.

Krok 1 – wybór formy prawnej działalności

Pierwszym etapem jest decyzja o formie prawnej, która wpływa na odpowiedzialność, koszty księgowości i ścieżkę rejestracji. Najpopularniejsze opcje to:

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najszybszy start, brak kapitału zakładowego i pełnej księgowości; właściciel odpowiada całym majątkiem osobistym, możliwe wspólne rozliczenie dochodów z małżonkiem;
• spółka cywilna – dla minimum dwóch wspólników, bez kapitału początkowego; odpowiedzialność solidarna wspólników całym majątkiem;
• spółka jawna – wspólnicy odpowiadają solidarnie ze spółką całym majątkiem; prosta forma dla zespołów;
• spółka komandytowa – rozdział ról: komplementariusze (pełna odpowiedzialność) i komandytariusze (ograniczona odpowiedzialność);
• spółka komandytowo-akcyjna – łączy cechy spółki osobowej i kapitałowej; wymaga min. 50 000 zł kapitału zakładowego; komplementariusze odpowiadają jak w jawnej, akcjonariusze – nie;
• spółka z o.o. – ograniczona odpowiedzialność do wysokości wkładów, pełna księgowość, rejestracja w KRS; minimalny kapitał 5000 zł; popularna dla większych agencji.

Wybór zależy od skali i apetytu na ryzyko: JDG dla solisty, spółki – dla zespołów i większych planów. Skonsultuj z księgowym formę opodatkowania (zasady ogólne, liniowy 19%, ryczałt) i rozważ rejestrację do VAT (druk VAT-R), jeśli planujesz współpracę B2B i większe koszty do odliczenia.

Krok 2 – przygotowanie biznesplanu i analiza rynku

Przed rejestracją opracuj zwięzły biznesplan, który obejmie kluczowe obszary działalności:

• misja i wizja firmy,
• analiza rynku lokalnego i konkurencji (np. liczba agencji w mieście powyżej 100 tys. mieszkańców),
• zakres usług (pośrednictwo kupna, sprzedaży, wynajmu; ewentualnie zarządzanie najmem),
• prosta struktura organizacyjna i plan finansowy (przychody, koszty, próg rentowności),
• strategie marketingowe i kanały pozyskiwania leadów.

Zbadaj potencjał lokalny – wolumen transakcji, poziom cen, demografię, inwestycje i plany zagospodarowania. Unikaj rynków przesyconych lub od razu wybierz niszę (np. premium, najem instytucjonalny, inwestycje).

Krok 3 – rejestracja działalności gospodarczej

Po wyborze formy prawnej przejdź do rejestracji – online i bez oczekiwania na decyzje urzędowe.

Dla JDG i spółki cywilnej – CEIDG

Zakładanie JDG i zgłoszenie wspólników spółki cywilnej odbywa się przez CEIDG. Zwróć uwagę na kluczowe elementy wniosku:

• zgłoszenie CEIDG-1 – online przez ceidg.gov.pl, w urzędzie gminy/miasta, telefonicznie (z potwierdzeniem) lub pocztą (z notarialnym poświadczeniem podpisu);
• dane podstawowe – nazwa firmy, adres, miejsce przechowywania ksiąg, data rozpoczęcia;
• oświadczenia – brak zakazów prowadzenia działalności oraz wybór formy opodatkowania;
• kody PKD – 68.31.Z (pośrednictwo w obrocie nieruchomościami), 68.32.Z (zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie), ewentualnie 68.10.Z i 68.20.Z (dla działań na własny rachunek i wynajmu).

Rejestracja CEIDG jest darmowa i działa natychmiast online. Wniosek CEIDG-1 przekazuje dane do ZUS i urzędu skarbowego; w razie wyboru VAT złóż VAT-R (online/PUE). Załóż firmowy rachunek bankowy – nie jest obowiązkowy w każdej sytuacji, ale ułatwia rozliczenia B2B.

Dla spółek handlowych – KRS

Spółki rejestrujesz w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Portal Rejestrów Sądowych. Umowę spółki z o.o. zawrzesz przez S24 lub u notariusza; wymagany jest kapitał min. 5000 zł. Po wpisie do KRS złóż w urzędzie skarbowym NIP-8 (m.in. rachunek bankowy) i rozważ rejestrację do VAT.

Po rejestracji pamiętaj o zgłoszeniach do ZUS (kod ubezpieczeń właściwy dla właściciela/wspólnika) oraz o wyborze formy rozliczeń podatkowych. Koszt rejestracji CEIDG/ZUS/US: 0 zł (ewentualne opłaty pobierają banki, np. za przelewy przy wpłatach gotówkowych).

Krok 4 – obowiązkowe ubezpieczenie OC i wiedza specjalistyczna

Kup obowiązkowe ubezpieczenie OC pośrednika – minimalna suma gwarancyjna 25 000 euro na jedno zdarzenie (rozważ wyższe limity przy większej skali). Polisy oferują m.in. PZU, Allianz, Warta; roczny koszt zwykle 500–2000 zł.

Pamiętaj o zgodności z RODO i procedurach AML. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są instytucjami obowiązanymi – wdrożenie podstawowych środków bezpieczeństwa finansowego i szkolenia personelu minimalizują ryzyka prawne.

W codziennej pracy przyda Ci się dostęp do następujących źródeł i narzędzi:

• elektroniczne księgi wieczyste (eKW) i wypisy z Ksiąg Wieczystych,
• geoportale i kataster (mapy zasadnicze, działki, uzbrojenie terenu),
• miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego (MPZP) i studium,
• rejestr cen i wartości nieruchomości (RCiWN) i raporty rynkowe,
• wzory umów i checklisty prawne (rezerwacja, pośrednictwo, najem),
• system CRM (np. Asari, EstiCRM) do zarządzania ofertami i procesami sprzedaży.

Krok 5 – organizacja biura: lokal, wyposażenie i zespół

Zapewnij bazę operacyjną dopasowaną do Twojej strategii i budżetu:

• lokal – prestiżowa i widoczna lokalizacja (centrum lub przy głównych arteriach), ok. 30–50 m², mile widziany parking; orientacyjnie 2000–5000 zł/mies. w miastach wojewódzkich;
• wyposażenie – komputery, drukarka/skaner, podpis elektroniczny, oprogramowanie CRM, pakiet biurowy, dysk chmurowy i telefonia VoIP;
• zespół – start w modelu solo jest możliwy; wraz ze wzrostem portfela ofert zatrudnij pośredników (umowa o pracę lub zlecenie) oraz wsparcie administracyjne.

Krok 6 – marketing i pozyskiwanie klientów

Skoncentruj działania na kanałach, które najszybciej generują leady:

• portale ogłoszeniowe – Otodom, Gratka, OLX, Domiporta; negocjuj pakiety i integracje z CRM;
• strona www i SEO – optymalizacja pod frazy lokalne (np. „mieszkania [miasto]”, „agent nieruchomości [dzielnica]”) oraz blog ekspercki;
• social media i reklamy – Facebook, Instagram, LinkedIn; kampanie lead ads i retargeting z wirtualnymi spacerami;
• networking i partnerstwa – dni otwarte, współpraca z deweloperami, doradcami kredytowymi i notariuszami.

Strategia produktowa: wybierz niszę (premium, najem długoterminowy, flipy, lokale komercyjne) i buduj specjalizację – to skraca czas sprzedaży i zwiększa marżę.

Koszty startowe i opłacalność

Poniżej orientacyjny budżet uruchomienia biura w 2026 roku:

Element	Szacowany koszt (2026)
Rejestracja	0 zł
Ubezpieczenie OC	500–2000 zł/rok
Lokal (wynajem)	2000–5000 zł/mies.
Wyposażenie + CRM	5000–15 000 zł
Marketing (pierwszy miesiąc)	1000–3000 zł
Razem na start	10 000–30 000 zł

Przychody z prowizji zwykle wynoszą 2–3% ceny transakcyjnej; przy skutecznym marketingu i konwersji realne jest osiąganie 10–20 tys. zł/mies. po około 6–12 miesiącach działania.

Ryzyka i wskazówki na 2026 rok

Przed startem przygotuj procesy ograniczające błędy i spory:

• ryzyka – nieprawidłowości w umowach, pominięcie wad prawnych, spory o wynagrodzenie; zawsze podpisuj umowy pośrednictwa i korzystaj z checklist;
• trendy – digitalizacja (wirtualne spacery, e-podpis), automatyzacja i AI w prospectingu i wycenach, rosnące znaczenie ESG i efektywności energetycznej;
• rozwój – inwestuj w szkolenia (np. PARP, PFR, akademie sieci franczyzowych typu RE/MAX) oraz w nowoczesne oprogramowanie i analitykę danych.

Założenie agencji to realna szansa na skalowalny biznes w dynamicznym rynku nieruchomości – działaj strategicznie i konsekwentnie, a przewaga konkurencyjna szybko zaprocentuje.