Założenie firmy transportowej do 3,5 tony wymaga przejścia przez kilka formalności, ale jest to proces stosunkowo prosty. Poniżej znajdziesz klarowną listę kroków, wymagań i dokumentów potrzebnych do uruchomienia działalności w Polsce.
- Wymagania wstępne
- Krok 1 – rejestracja działalności gospodarczej
- Krok 2 – określenie kodów PKD i formy opodatkowania
- Krok 3 – uzyskanie numeru NIP i REGON
- Krok 4 – zgłoszenie do ZUS
- Krok 5 – wybranie ubezpieczenia
- Krok 6 – zarejestrowanie pojazdu
- Warunki specyficzne dla transportu do 3,5 tony
- Przygotowanie i dokumenty
- Koszt i czas realizacji
- Podsumowanie kluczowych wymagań
Wymagania wstępne
Zanim przystąpisz do rejestracji firmy, upewnij się, że spełniasz minimalne warunki. Kandydat na przedsiębiorcę musi mieć minimum 18 lat oraz obywatelstwo polskie lub ważny tytuł pobytowy (w przypadku cudzoziemca). Dodatkowo obowiązkowe jest posiadanie stałej i rzeczywistej siedziby na terytorium Polski.
Infrastruktura operacyjna firmy powinna zawierać co najmniej jeden z poniższych elementów:
- miejsce postojowe,
- miejsce załadunku/rozładunku,
- miejsce konserwacji lub serwisu pojazdów.
Krok 1 – rejestracja działalności gospodarczej
Pierwszym etapem jest wybór formy prawnej, a następnie rejestracja w odpowiednim rejestrze. Dla transportu do 3,5 tony rejestracja działalności jednoosobowej odbywa się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Formularz CEIDG-1 możesz złożyć na trzy sposoby:
- podpisać osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
- przesłać elektronicznie (podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany),
- wysłać listem poleconym do urzędu (podpis poświadczony notarialnie).
Jeśli wybierzesz formę spółki osobowej lub kapitałowej, rejestracja odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Orientacyjny czas rejestracji: 1–3 dni robocze (online zwykle szybciej).
Krok 2 – określenie kodów PKD i formy opodatkowania
W trakcie rejestracji wskaż kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Dla transportu drogowego towarów głównym kodem jest 49.41.Z. W razie potrzeby dodaj kody uzupełniające, np. jeśli planujesz przeprowadzki lub usługi towarzyszące.
Równocześnie wybierz formę opodatkowania, która będzie najkorzystniejsza dla Twojego modelu biznesowego. Decyzja na tym etapie wpływa na sposób rozliczania podatków w przyszłości.
Krok 3 – uzyskanie numeru NIP i REGON
Po złożeniu wniosku w CEIDG numer REGON nadawany jest automatycznie. NIP przydziela urząd skarbowy na podstawie wniosku CEIDG‑1 – w praktyce odbywa się to automatycznie, bez dodatkowych wizyt.
Oba numery najczęściej otrzymasz tego samego dnia lub w ciągu kilku dni roboczych.
Krok 4 – zgłoszenie do ZUS
Kolejnym obowiązkowym krokiem jest zgłoszenie działalności do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.
Krok 5 – wybranie ubezpieczenia
Przed startem świadczenia usług wybierz i wykup odpowiednie ubezpieczenia. Poniżej najczęściej stosowane polisy w transporcie do 3,5 tony:
- OC pojazdu – obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne dla każdego zarejestrowanego pojazdu;
- AC – dobrowolne autocasco, które chroni m.in. przed szkodami własnymi i kradzieżą;
- OCP przewoźnika – polisa odpowiedzialności cywilnej w przewozie rzeczy, zabezpiecza roszczenia klientów za uszkodzenie/utratę ładunku;
- NNW – następstwa nieszczęśliwych wypadków dla kierowcy i/lub pasażerów.
Krok 6 – zarejestrowanie pojazdu
Warunkiem rozpoczęcia działalności jest posiadanie co najmniej jednego pojazdu zarejestrowanego i dopuszczonego do ruchu. Pojazd powinien być wpisany do ewidencji we właściwym wydziale komunikacji.
Warunki specyficzne dla transportu do 3,5 tony
W transporcie krajowym do 3,5 tony nie jest wymagana licencja wspólnotowa, co upraszcza i przyspiesza procedurę. Pamiętaj jednak, że musisz spełnić podstawowe wymogi bezpieczeństwa i legalności działalności.
W przypadku przewozów międzynarodowych busami do 3,5 tony wymagania mogą się różnić – przed rozpoczęciem takich operacji sprawdź aktualne przepisy.
Przygotowanie i dokumenty
Na etapie rejestracji przygotuj wniosek z danymi firmy, informacją o formie opodatkowania oraz właściwymi kodami PKD. Kluczowe dokumenty, które warto zebrać wcześniej, to:
- formularz CEIDG‑1 (lub dokumenty do KRS, jeśli rejestrujesz spółkę),
- oświadczenie o wyborze formy opodatkowania,
- dokumenty potwierdzające siedzibę firmy,
- dowód rejestracji pojazdu,
- umowa ubezpieczenia (co najmniej OC pojazdu).
Koszt i czas realizacji
Rejestracja działalności w CEIDG: 1–3 dni robocze (online szybciej)
Uzyskanie NIP i REGON: automatycznie, często tego samego dnia
Zgłoszenie do ZUS: do 7 dni od rozpoczęcia działalności
Komplet formalności w sprzyjających warunkach można zamknąć w kilka dni roboczych.
Dla wygody zebraliśmy najważniejsze kroki, urzędy i orientacyjne terminy w jednym miejscu:
| Czynność | Gdzie | Termin / czas |
|---|---|---|
| Rejestracja działalności (CEIDG/KRS) | CEIDG lub KRS | 1–3 dni robocze |
| Nadanie NIP i REGON | KAS / GUS – automatycznie | często tego samego dnia |
| Zgłoszenie do ZUS | ZUS | do 7 dni od startu |
| Wybór i zakup ubezpieczeń | wybrany ubezpieczyciel | przed rozpoczęciem usług |
| Rejestracja pojazdu | wydział komunikacji | przed przewozami |
Podsumowanie kluczowych wymagań
Aby legalnie prowadzić firmę transportową do 3,5 tony, pamiętaj o poniższych punktach:
- mieć ukończone 18 lat oraz obywatelstwo polskie lub ważny tytuł pobytowy,
- wybrać formę prawną i zarejestrować działalność w CEIDG lub KRS,
- określić kody PKD i formę opodatkowania,
- uzyskać numery NIP i REGON,
- zgłosić działalność do ZUS w ciągu 7 dni,
- wybrać i wykupić właściwe ubezpieczenia,
- posiadać stałą siedzibę oraz infrastrukturę (postój, załadunek/rozładunek lub konserwacja),
- dysponować co najmniej jednym zarejestrowanym pojazdem.
Brak konieczności uzyskania licencji wspólnotowej w transporcie krajowym do 3,5 tony sprawia, że start w branży jest szybszy i bardziej dostępny dla początkujących przedsiębiorców.