Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu, umożliwiający podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. W Polsce dostępne są dwa główne rodzaje: podpis zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny, każdy o innym stopniu zaawansowania i zastosowania. Wybór między nimi zależy od Twoich potrzeb i planowanego zakresu wykorzystania.
Różnice między podpisem zaufanym a kwalifikowanym
Pierwszym krokiem jest odpowiedź na pytanie: do czego będzie Ci potrzebny podpis elektroniczny?
Podpis zaufany sprawdzi się przede wszystkim w kontaktach z urzędami i administracją publiczną. Jest prostszy, szybciej dostępny i bezpłatny dla obywateli.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie bardziej zaawansowane. Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i obowiązuje zarówno w urzędach, jak i w biznesie – także przy dokumentach o znaczeniu prawnym.
Aby ułatwić porównanie, kluczowe różnice prezentują się następująco:
| Cecha | Podpis zaufany | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Zastosowanie | kontakt z administracją publiczną | administracja i biznes, dokumenty o skutkach prawnych |
| Poziom bezpieczeństwa | standardowy | wysoki (kwalifikowany certyfikat) |
| Proces uzyskania | rejestracja i potwierdzenie w Profilu Zaufanym (ePUAP) | wniosek u kwalifikowanego dostawcy i wydanie certyfikatu |
| Weryfikacja tożsamości | bankowość elektroniczna, e-dowód lub punkt potwierdzający | obowiązkowa weryfikacja na podstawie dokumentu tożsamości |
Jak założyć podpis zaufany
Procedura jest najprostsza i wymaga zaledwie kilku kroków.
Rejestracja w systemie ePUAP
Wejdź na stronę: https://pz.gov.pl/pz/register. W formularzu online należy podać następujące dane:
- imię,
- nazwisko,
- PESEL.
Po wypełnieniu formularza konieczne jest potwierdzenie tożsamości – możesz to zrobić osobiście w punkcie potwierdzającym lub zdalnie poprzez bankowość elektroniczną; alternatywnie skorzystasz z e-dowodu albo konta bankowego, jeśli oferuje taką funkcję.
Po potwierdzeniu tożsamości zyskujesz dostęp do podpisu zaufanego i możesz go wykorzystywać w kontaktach z administracją publiczną.
Jak założyć podpis kwalifikowany – szczegółowy proces
Procedura uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardziej sformalizowana, ponieważ kończy się wydaniem kwalifikowanego certyfikatu. Proces ten można podzielić na pięć etapów.
1. Wybór certyfikowanego dostawcy
Pierwszym krokiem jest wybranie jednego z certyfikowanych dostawców podpisów. W Polsce nadzór sprawuje ministerstwo, a aktualna lista dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Do uznanych dostawców należy m.in. EuroCert, jeden z kwalifikowanych dostawców wydających kwalifikowane usługi zaufania. Możesz także skorzystać z oferty firm europejskich, choć rozwiązania polskich dostawców są zwykle lepiej dopasowane do krajowego prawa.
2. Złożenie wniosku i podanie danych
Po wyborze dostawcy przejdź do jego serwisu i złóż wniosek. W formularzu podaj między innymi:
- nazwisko,
- stanowisko,
- adres e-mail,
- dane osobowe wymagane przez dostawcę.
3. Weryfikacja tożsamości
Kluczowym etapem jest weryfikacja tożsamości, niezbędna do otrzymania kwalifikowanego certyfikatu. Sprawdzenie danych odbywa się na podstawie:
- dowodu osobistego,
- paszportu,
- karty stałego pobytu.
Dostawcy oferują zwykle kilka wariantów weryfikacji, dopasowanych do Twoich potrzeb.
4. Otrzymanie certyfikatu
Po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca wystawia kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego, który zawiera wszystkie informacje potrzebne do cyfrowego podpisywania dokumentów.
5. Instalacja i aktywacja oprogramowania
Na koniec przeprowadź instalację i aktywację oprogramowania dostarczonego przez wybranego dostawcę. Procedura zwykle obejmuje:
- pobranie oprogramowania,
- zainstalowanie go zgodnie z instrukcjami,
- aktywację zgodnie ze wskazówkami.
Po zakończeniu tego procesu możesz podpisywać dokumenty cyfrowo i korzystać z usług zdalnych, oszczędzając czas i pieniądze.
Jak podpisać dokument elektronicznie
Po uzyskaniu podpisu (zaufanego lub kwalifikowanego) samo podpisanie dokumentu jest proste. Potrzebujesz pliku z dokumentem w wersji elektronicznej oraz odpowiedniego środka podpisu: profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.
Procedura podpisywania przez portal rządowy
Podpisywanie dokumentu za pośrednictwem portalu rządowego przebiega następująco:
- Przejdź na stronę https://podpis.gov.pl.
- Kliknij przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”.
- Wybierz opcję „Dodaj plik” lub przeciągnij plik na wskazane pole.
- Możesz podpisać do pięciu plików jednocześnie.
- Po dodaniu plików postępuj zgodnie z komunikatami i zatwierdź operację.
Podpisywanie w Adobe Acrobat Reader
Popularnym narzędziem do podpisywania PDF jest Adobe Acrobat Reader. Procedura wygląda tak:
- Otwórz plik PDF, który chcesz podpisać.
- Wejdź w menu Narzędzia > Certyfikaty > Podpisz.
- Wypełnij wymagane pola podpisu (np. nazwisko, stanowisko, adres e-mail).
Podczas konfiguracji wizerunku podpisu możesz skorzystać z jednej z trzech metod:
- wpisz imię i nazwisko na klawiaturze,
- narysuj podpis myszą, touchpadem lub rysikiem,
- podpisz kartkę papieru, a następnie zeskanuj i prześlij do Adobe.
Podpis osobisty w systemie e-podpis (e-dowód)
Jeśli posiadasz e-dowód, możesz skorzystać z opcji podpisu osobistego w systemie e-podpis. Proces wymaga:
- uruchomienia aplikacji Podpis GOV,
- połączenia czytnika NFC z komputerem,
- umieszczenia e-dowodu na czytniku,
- wpisania 6-cyfrowego numeru CAN (widocznego na dole awersu dowodu).
Po wyborze opcji „Podpis osobisty” i kliknięciu „Przejdź do podpisu” system sprawdzi dostępność aplikacji Podpis GOV. Następnie:
- Wybierz certyfikat.
- Wpisz 6-cyfrowy PIN nadany przy aktywacji certyfikatu.
- Kliknij przycisk „Akceptuję”.
Ważne: po trzykrotnym wpisaniu błędnego PIN-u certyfikat zostaje zablokowany.