Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to powszechny system długoterminowego oszczędzania na emeryturę, który jest dobrowolny dla pracownika, a obowiązkowy dla pracodawcy w zakresie wdrożenia. Oszczędności budują trzy strony: pracownik, pracodawca i państwo. Pracodawcy mają ustawowy obowiązek wdrożenia PPK, co obejmuje wybór instytucji finansowej, zawarcie umów i zapisanie kwalifikujących się pracowników. Brak wdrożenia grozi karami administracyjnymi. Poniżej omawiamy cały proces krok po kroku, opierając się na oficjalnych wytycznych, aby ułatwić wdrożenie w Twojej firmie.
- Czym są PPK i dlaczego pracodawca musi je wdrożyć?
- Kto jest „osobą zatrudnioną” w rozumieniu PPK?
- Kroki wdrożenia PPK – od przygotowań do pierwszych wpłat
- Obowiązki informacyjne i komunikacja z pracownikami
- Wpłaty do PPK – kto ile wnosi?
- Terminy wdrożenia zależne od wielkości firmy
- Potencjalne pułapki i wskazówki praktyczne
- Korzyści dla firmy i pracowników
Czym są PPK i dlaczego pracodawca musi je wdrożyć?
PPK to program długoterminowego oszczędzania, w którym środki są gromadzone na indywidualnych rachunkach i inwestowane przez instytucje finansowe. Wpłaty pochodzą z wynagrodzenia pracownika (2% podstawy), dopłaty pracodawcy (1,5%) oraz wpłat od państwa (wpłata powitalna i dopłaty roczne). Celem jest budowa kapitału emerytalnego poza ZUS i OFE.
Wdrożenie PPK nie jest opcjonalne dla pracodawcy – termin zależy od liczby zatrudnionych i jest ściśle określony ustawą. Proces wymaga przygotowania kadrowego, informatycznego i informacyjnego oraz wyboru instytucji finansowej.
Kto jest „osobą zatrudnioną” w rozumieniu PPK?
Nie każdy pracownik firmy kwalifikuje się do PPK automatycznie. Osobą zatrudnioną jest osoba w wieku 18–70 lat, podlegająca obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułów takich jak:
- umowa o pracę,
- umowy zlecenia (po 18. roku życia),
- umowy agencyjne,
- działalność wykonywana osobiście przez wspólników spółek cywilnych, jawnych, partnerskich lub przez członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych.
Wyjątki i ograniczenia
Aby uniknąć błędów przy zapisie, weź pod uwagę następujące zasady:
- osoby po 70. roku życia nie mogą przystąpić,
- samo ubezpieczenie emerytalne nie wystarczy – tytuł musi pochodzić z zamkniętego katalogu ustawy,
- umowę o prowadzenie PPK zawiera się także dla nieobecnych pracowników (np. na L4, świadczeniu rehabilitacyjnym czy urlopie bezpłatnym), jeśli w miesiącu zawarcia umowy otrzymali przychód stanowiący podstawę składek.
Pracownik może zrezygnować w dowolnym momencie – wystarczy złożyć deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK. Bez niej następuje automatyczne zapisanie.
Kroki wdrożenia PPK – od przygotowań do pierwszych wpłat
Wdrożenie PPK to proces wieloetapowy. Poniżej znajdziesz tabelę z kluczowymi krokami i terminami (terminy zależą od daty zatrudnienia i liczby pracowników w firmie – aktualne informacje publikowane są m.in. na mojeppk.pl):
| Krok | Opis | Termin |
|---|---|---|
| 1. Przygotowania wewnętrzne | Przygotuj listę osób zatrudnionych kwalifikujących się do PPK, uzgodnij wybór z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników, dostosuj system kadrowo‑płacowy (np. wFirma.pl: KADRY > PRACOWNICY > zaznacz osoby > PPK > PRZYSTĄPIENIE DO PPK). |
Przed wyborem instytucji |
| 2. Wybór instytucji finansowej | Wybierz podmiot oferujący PPK (biorąc pod uwagę doświadczenie, wyniki inwestycji, koszty). Konsultacja ze związkami lub reprezentacją pracowników jest obowiązkowa. | Przed umową o zarządzanie |
| 3. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK | Umowa między pracodawcą a instytucją finansową określająca zasady zarządzania środkami. | Nie później niż 10 dni roboczych przed umową o prowadzenie PPK |
| 4. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK | Zawierana w imieniu i na rzecz pracowników z instytucją. Powoduje zapisanie do PPK (dla 18–55 lat automatycznie, jeśli nie złożono rezygnacji; dla 55–70 lat na wniosek). | Nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca po upływie 3 miesięcy zatrudnienia |
| 5. Informacja dla pracowników | Poinformuj o zasadach uczestnictwa, w tym osoby 55+ o prawie do złożenia wniosku. Dla 55–70 lat istnieje obowiązek powiadomienia o możliwości przystąpienia. | Przed zawarciem umów |
| 6. Pierwsze wpłaty i przekazywanie | Naliczaj od miesiąca następującego po zawarciu umowy o prowadzenie. Przekazuj do instytucji do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania wpłat. | Od pierwszego pełnego miesiąca |
Szczegóły zapisania pracowników
Stosuj poniższe zasady przy kwalifikowaniu i zapisywaniu osób do PPK:
- 18–55 lat – automatycznie, chyba że złożono rezygnację;
- 55–70 lat – tylko na wniosek pracownika (obowiązek informacyjny pracodawcy);
- Systemy kadrowe – w systemach takich jak wFirma.pl oznacz uczestników w kadrach, wpisz datę przystąpienia oraz zarządzaj rezygnacjami i zmianami stawek.
Obowiązki informacyjne i komunikacja z pracownikami
Pracodawca musi informować pracowników o zasadach uczestnictwa, możliwości rezygnacji i trybie przystąpienia (zwłaszcza osób 55–70 lat). Po zawarciu umów przekazuje potwierdzenia oraz informacje o wpłatach. Warto przeprowadzić akcję informacyjną (spotkania, e‑maile), szczególnie w firmach bez rozbudowanego działu kadr.
Dla nowych pracowników: po osiągnięciu 3 miesięcy zatrudnienia (łącznie, z ostatnich 12 miesięcy) stosuje się opisane wyżej terminy – najpierw minimum 14 dni zatrudnienia, następnie zawarcie umowy o prowadzenie.
Wpłaty do PPK – kto ile wnosi?
Wpłaty naliczane są od podstawy składek ZUS (wynagrodzenie pomniejszone o składki społeczne). Oto przejrzysty schemat:
| Źródło wpłaty | Wysokość | Uwagi |
|---|---|---|
| Pracownik (podstawowa) | 2% wynagrodzenia | Możliwość obniżki do 0,5%, jeśli wynagrodzenie ≤ 1,2× minimalne wynagrodzenie |
| Pracownik (dodatkowa) | do 2% (dobrowolna) | Na podstawie deklaracji pracownika |
| Pracodawca | 1,5% wynagrodzenia | Wpłata obowiązkowa |
| Państwo | 250 zł wpłaty powitalnej + 240 zł rocznie | Dla uczestników spełniających warunki ustawowe |
Pierwsze wpłaty naliczaj od miesiąca następującego po zawarciu umowy o prowadzenie i przekaż do instytucji do 15. dnia kolejnego miesiąca.
Terminy wdrożenia zależne od wielkości firmy
Terminy wdrażania PPK były rozłożone na etapy (od 2019 r.), a dla nowych firm i nowych pracowników obowiązują indywidualne terminy wynikające z momentu zatrudnienia (co do zasady po upływie 3 miesięcy). Aktualne informacje znajdziesz na mojeppk.pl. Dziś wszystkie firmy powinny mieć wdrożone PPK, natomiast dla nowych zatrudnień proces trwa na bieżąco.
Potencjalne pułapki i wskazówki praktyczne
Przy wdrażaniu zwróć uwagę na następujące obszary:
- Rezygnacja – pracownik może zrezygnować w każdym czasie, składając pisemną deklarację; co 4 lata następuje ponowny automatyczny zapis i trzeba odnowić rezygnację;
- Systemy kadrowe – integracja z wFirma.pl lub innymi systemami ułatwia oznaczenia, zgłoszenia i wprowadzanie zmian;
- Koszty – instytucje finansowe pobierają opłaty za zarządzanie i zbycie/nabycie jednostek; sprawdź je przed wyborem;
- Dla małych firm bez kadr – skorzystaj z przewodników, np. „Jak utworzyć PPK krok po kroku” na mojeppk.pl.
Korzyści dla firmy i pracowników
PPK zwiększa lojalność pracowników (dodatkowe oszczędności), a dla firmy stanowi przewidywalny obowiązek o relatywnie niskim koszcie (1,5% wpłaty pracodawcy). Środki są inwestowane zgodnie z polityką cyklu życia, co ogranicza ryzyko wraz ze zbliżaniem się do 60. roku życia.
Wdrożenie PPK to nie tylko zgodność z przepisami, ale też realna budowa przyszłego kapitału. Skonsultuj szczegóły z wybraną instytucją finansową i skorzystaj z darmowych poradników na mojeppk.pl.