Założenie spółki cywilnej może brzmieć skomplikowanie, ale w praktyce to kilka jasno określonych kroków. Po właściwym zaplanowaniu działań cały proces przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.
- Czym jest spółka cywilna i dla kogo?
- Krok 1 – rejestracja wspólników w CEIDG
- Krok 2 – zawarcie umowy spółki cywilnej
- Krok 3 – uzyskanie numeru NIP dla spółki
- Krok 4 – uzyskanie numeru REGON dla spółki
- Krok 5 – aktualizacja wpisów wspólników w CEIDG
- Krok 6 – zgłoszenie spółki do ZUS i podatków
- Praktyczne porady i wskazówki
Czym jest spółka cywilna i dla kogo?
Spółka cywilna to umowa zawierana między co najmniej dwiema osobami w celu wspólnego prowadzenia działalności gospodarczej. Najczęściej zakładają ją osoby fizyczne, które już prowadzą jednoosobową działalność i chcą połączyć zasoby lub kompetencje.
Spółka cywilna sama nie jest przedsiębiorcą – przedsiębiorcami są jej wspólnicy. Nie figuruje ona w CEIDG ani w KRS, co odróżnia ją od spółek handlowych.
Krok 1 – rejestracja wspólników w CEIDG
Proces zaczyna się od rejestracji każdego wspólnika będącego osobą fizyczną w CEIDG. Każdy wspólnik musi posiadać własny wpis w CEIDG oraz indywidualne numery REGON i NIP (jeżeli już prowadzi działalność – wystarczy aktualizacja wpisu).
Wspólnicy będący osobami prawnymi nie rejestrują się w CEIDG – przystępują do umowy spółki jako podmioty już istniejące.
Krok 2 – zawarcie umowy spółki cywilnej
Kolejny, kluczowy etap to sporządzenie umowy spółki w formie pisemnej. To praktyczne zabezpieczenie: jasny dowód uzgodnień i punkt odniesienia przy ewentualnych sporach.
Nawet brak dopełnienia niektórych zgłoszeń administracyjnych nie unieważnia samej umowy – nadal wiąże ona wspólników w zakresie uzgodnionych praw i obowiązków.
Co powinna zawierać umowa spółki cywilnej?
Dla czytelności i kompletności, umowa powinna zawierać co najmniej następujące elementy:
- oznaczenie stron umowy (dane wszystkich wspólników),
- wspólny cel działalności i przedmiot działalności spółki (wskazanie kodów PKD),
- udziały wspólników i sposób podziału zysków oraz strat,
- wysokość ewentualnych wkładów wnoszonych przez wspólników,
- okres obowiązywania umowy (określony lub nieokreślony czas),
- zasady reprezentacji spółki (jeśli zostają wyznaczone),
- zasady rozwiązania spółki.
Krok 3 – uzyskanie numeru NIP dla spółki
Po podpisaniu umowy należy złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 wraz z kopią umowy.
NIP spółki służy w rozliczeniach podatkowych i w obrocie gospodarczym. Na tym etapie spółkę można również zarejestrować do VAT (formularz VAT-R), jeśli działalność tego wymaga.
Krok 4 – uzyskanie numeru REGON dla spółki
Po otrzymaniu NIP spółki składa się wniosek o REGON. Wykorzystuje się formularze RG-OP i RG-SC w urzędzie statystycznym właściwym dla siedziby spółki (dostępna jest także ścieżka elektroniczna).
Do wniosku dołącza się kopię umowy spółki – to podstawa wpisu do rejestru REGON.
Krok 5 – aktualizacja wpisów wspólników w CEIDG
Po uzyskaniu NIP i REGON spółki każdy wspólnik powinien zaktualizować swój wpis w CEIDG-1, dodając dane dotyczące uczestnictwa w spółce (m.in. NIP/REGON spółki).
Wniosek CEIDG-1 jest bezpłatny i można go złożyć online, w urzędzie lub wysłać pocztą.
Krok 6 – zgłoszenie spółki do ZUS i podatków
Ostatni etap to zgłoszenia ubezpieczeniowe i podatkowe. Każdy wspólnik dokonuje własnych zgłoszeń w ZUS (zgodnie ze swoim statusem ubezpieczeniowym), a spółka rejestruje się jako płatnik składek, jeśli zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców. W zakresie podatków – poza NIP – w razie potrzeby dokonuje się rejestracji do VAT.
Najważniejsze zgłoszenia – szybka ściąga:
| Cel | Formularz | Gdzie złożyć | Kto składa |
|---|---|---|---|
| Uzyskanie NIP spółki | NIP-2 | Urząd skarbowy | Spółka (reprezentowana przez wspólnika/wspólników) |
| Uzyskanie REGON | RG-OP + RG-SC | Urząd statystyczny | Spółka (reprezentowana przez wspólnika/wspólników) |
| Rejestracja do VAT | VAT-R | Urząd skarbowy | Spółka |
| Aktualizacja danych o spółce | CEIDG-1 | CEIDG (online/urząd gminy) | Każdy wspólnik – osobno |
| Zgłoszenia do ZUS | Odpowiednie formularze zgłoszeniowe | ZUS | Każdy wspólnik; spółka jako płatnik – jeśli zatrudnia |
Praktyczne porady i wskazówki
Kolejność działań
W praktyce najlepiej trzymać się poniższej sekwencji:
- Rejestracja wspólników w CEIDG
- Sporządzenie umowy spółki
- Uzyskanie NIP dla spółki
- Uzyskanie REGON dla spółki
- Aktualizacja wpisów wspólników w CEIDG
- Zgłoszenie do ZUS i VAT
Brak komplikacji
Formalności przy spółce cywilnej są stosunkowo proste – fundamentem jest umowa na piśmie, jasno określająca zasady współpracy, udziały i reprezentację.
Chwila na zmianę danych
Formularz RG-OP (z odpowiednim załącznikiem) służy również do aktualizacji danych objętych wpisem – ułatwia to późniejsze zmiany informacji o spółce bez zbędnych procedur.