Jak założyć firmę pracując na etacie – ZUS i formalności

W Polsce łączenie pracy na etacie z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej jest w pełni legalne i coraz popularniejsze wśród osób, które chcą przetestować pomysł na biznes bez rezygnacji ze stabilnego zatrudnienia. Nie ma przepisów zakazujących takiej kombinacji, o ile zachowujesz lojalność wobec pracodawcy, unikasz konfliktu interesów i prawidłowo rozliczasz podatki oraz składki ZUS.

W tym przewodniku wyjaśniamy jak założyć firmę na etacie – krok po kroku, z naciskiem na formalności, ZUS, podatki, ryzyka i alternatywy (stan na 2026 r.).

Zalety prowadzenia firmy obok etatu – dlaczego warto?

Praca na etacie plus własna działalność to bezpieczny sposób na dodatkowy dochód i rozwój biznesu. Oto kluczowe korzyści:

• większe zarobki bez ryzyka – etat zapewnia stałą pensję i świadczenia (urlop, chorobowe), a firma generuje dodatkowe przychody; idealne dla startupów i usługodawców;
• niższe koszty startu – przy zbiegu z etatem często opłacasz tylko składkę zdrowotną w firmie; dodatkowo dostępne są ustawowe ulgi dla początkujących;
• testowanie pomysłu – możesz działać po godzinach, minimalizując ryzyko i inwestycje na starcie;
• elastyczność – w 2026 r. limit działalności nierejestrowanej wynosi 3 499 zł miesięcznie, co pozwala zacząć bez rejestracji firmy.

Wielu przedsiębiorców zaczyna właśnie w ten sposób, łącząc stabilność etatu z rozwojem własnego biznesu.

Czy możesz założyć firmę na etacie? Warunki i ograniczenia

Tak – możesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) bez informowania pracodawcy, o ile nie naruszasz umowy o pracę ani przepisów o zakazie konkurencji.

Kluczowe zasady z Kodeksu pracy:

• lojalność wobec pracodawcy – nie prowadzisz działalności kosztem obowiązków etatowych, nie podbierasz klientów i nie wykorzystujesz zasobów firmy do prywatnych celów;
• zakaz konkurencji – jeśli masz podpisaną klauzulę, nie możesz prowadzić działalności konkurencyjnej; sam fakt posiadania firmy nie może być jednak zakazany;
• brak ogólnego obowiązku informowania – poza szczególnymi stanowiskami/zawodami (np. funkcje publiczne), przepisy nie nakazują zgłaszania działalności pracodawcy;
• sektor publiczny – pracując w administracji publicznej, często musisz uzyskać zgodę przełożonego lub złożyć stosowne oświadczenie o braku konfliktu interesów.

Rekomendacja: porozmawiaj z pracodawcą o profilu działalności – to minimalizuje ryzyko sporów i wątpliwości co do konkurencji.

Krok po kroku – jak założyć firmę na etacie?

Proces zakładania JDG jest szybki i w pełni online – nie różni się dla osób pracujących na etacie. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Przygotuj dane – PESEL, adres, właściwy kod PKD (np. 62.01.Z dla IT), adres ePUAP lub profil zaufany;
2. Złóż wniosek CEIDG-1 – na portalu biznes.gov.pl (bezpłatnie, online); wskaż m.in. dane firmy, PKD, formę opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) oraz status VAT;
3. ZUS i urząd skarbowy – zgłoszenie przez CEIDG automatycznie przekazuje dane do ZUS i US; pamiętaj o właściwym formularzu ZUS (ZUS ZUA lub ZUS ZZA);
4. Konto firmowe – załóż oddzielne konto bankowe (zalecane dla przejrzystości rozliczeń);
5. Pozwolenia i rejestry – w branżach regulowanych (np. medyczna) dopełnij dodatkowych wymogów.

Poniżej znajdziesz podsumowanie etapów rejestracji:

Etap	Co zrobić?	Gdzie?	Czas
1. Przygotowanie	Wybór PKD, formy opodatkowania	biznes.gov.pl (kalkulatory)	1–2 godz.
2. Wniosek CEIDG-1	Wypełnij online lub w urzędzie	biznes.gov.pl / urząd gminy	Kilka minut
3. Potwierdzenie	NIP i REGON nadawane automatycznie	E-mail / SMS	Do 1 dnia
4. ZUS/US	Automatyczne przekazanie zgłoszeń	—	Do 7 dni

Twoja firma działa od daty wskazanej we wniosku CEIDG – często już następnego dnia.

ZUS na etacie + firma – ulgi i składki w 2026 r.

Przy zbiegu tytułów (etat + JDG) i wynagrodzeniu etatowym co najmniej na poziomie płacy minimalnej – z działalności opłacasz zwykle tylko składkę zdrowotną. Dodatkowo możesz skorzystać z ulg dla startujących:

• ulga na start – przez 6 miesięcy nie płacisz składek społecznych z firmy; opłacasz wyłącznie składkę zdrowotną;
• preferencyjny ZUS (tzw. mały ZUS) – przez kolejne 24 miesiące niższa podstawa składek społecznych;
• mały ZUS plus – po okresach ulg, przy spełnieniu warunków (limit przychodu/dochodu), składki społeczne zależne od dochodu;
• gdy etat jest poniżej minimalnego wynagrodzenia – trzeba uzupełnić składki społeczne z działalności do pełnych wartości.

Pamiętaj o zgłoszeniu do ZUS na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w ciągu 7 dni od startu działalności.

Podatki – jak rozliczać etat + firmę?

Formę opodatkowania firmy wybierasz samodzielnie – etat jej nie blokuje, ale istnieją ważne ograniczenia względem byłego/obecnego pracodawcy. Najczęstsze opcje to:

• skala podatkowa (12%/32%) – domyślna i elastyczna; pozwala rozliczać koszty, ulgę na dzieci czy wspólne rozliczenie małżonków;
• podatek liniowy (19%) – możesz wybrać od startu, ale nie skorzystasz, jeśli w tym samym roku wykonujesz dla byłego/obecnego pracodawcy takie same czynności jak na etacie;
• ryczałt od przychodów – dostępny od startu, z wyłączeniem świadczenia w tym samym lub poprzednim roku usług tożsamych z etatowymi na rzecz byłego pracodawcy;
• karta podatkowa – bardzo ograniczona dostępność (wybrane zawody).

Rozliczenia roczne – etat rozlicza pracodawca (PIT-11), działalność wykazujesz samodzielnie (np. PIT-36 dla skali, PIT-36L dla liniowego, PIT-28 dla ryczałtu). VAT rozliczasz osobno, jeśli jesteś czynnym podatnikiem (zwolnienie podmiotowe do 200 000 zł rocznie).

Koszty prowadzenia – przy zbiegu z etatem i ulgach ZUS oraz księgowości online (ok. 100–300 zł/mies.) całkowite koszty administracyjne mogą pozostać niskie.

Ryzyka i jak ich uniknąć

Żeby bezpiecznie łączyć etat i firmę, trzymaj się poniższych zasad:

• konflikt z pracodawcą – nie realizuj zleceń firmowych w godzinach etatu i nie wykorzystuj zasobów pracodawcy;
• kontrola US/ZUS – prowadź rzetelną ewidencję przychodów/kosztów i trzymaj dokumenty księgowe w porządku;
• zakaz konkurencji – przeanalizuj umowę o pracę i w razie wątpliwości uzyskaj zgodę na dodatkową działalność.

Alternatywa: inkubator przedsiębiorczości – możesz wystawiać faktury „pod parasolem” inkubatora bez rejestracji JDG; rozliczenia formalne (w tym podatki i składki od umowy) prowadzi inkubator w zamian za prowizję.

Podsumowanie pytań i odpowiedzi (FAQ)

Poniżej znajdziesz krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania:

• czy pracodawca może zakazać prowadzenia firmy – nie, chyba że naruszasz zakaz konkurencji lub inne uzasadnione interesy pracodawcy;
• ile kosztuje ZUS przy etacie + firmie – często tylko składka zdrowotna; z ulgami dla nowych firm składki społeczne mogą być znacząco niższe;
• czy trzeba informować szefa o firmie – co do zasady nie, ale w sektorze publicznym i na niektórych stanowiskach może być wymagane oświadczenie lub zgoda;
• działalność nierejestrowana – tak, do ustawowego limitu miesięcznego przychodu (w 2026 r. 3 499 zł), bez wpisu do CEIDG.