Jak założyć firmę w Holandii – DigiD i rejestracja

Założenie firmy w Holandii, szczególnie w formie ZZP (samozatrudnienie, holenderski odpowiednik jednoosobowej działalności gospodarczej – eenmanszaak), to atrakcyjna opcja dla freelancerów i przedsiębiorców z Polski. Proces wymaga uzyskania numeru BSN (odpowiednik PESEL), rejestracji w Izbie Handlowej KVK oraz często korzystania z DigiD do spraw urzędowych.

Holandia oferuje stabilny rynek, płatności w euro i łatwy dostęp do klientów z całej UE, ale formalności wymagają rzetelności i cierpliwości. Nawet dorywcza działalność freelance wymaga rejestracji, jeśli spełnia kryteria prowadzenia biznesu.

Krok 1 – uzyskaj numer BSN – podstawa wszelkich formalności

BSN (Burgerservicenummer) to kluczowy numer identyfikacyjny w Holandii – bez niego nie rozpoczniesz działalności ani nie załatwisz spraw w urzędach.

Jak uzyskać BSN?

Przejdź przez poniższe etapy, aby otrzymać BSN:

• rejestracja w gminie (gemeente) – jako obywatel UE zgłoś się do urzędu gminy w miejscu zamieszkania w Holandii; zabierz paszport lub dowód osobisty, potwierdzenie adresu (np. umowa najmu) i dokument meldunkowy;
• czas oczekiwania – zwykle do 5 dni roboczych; numer BSN otrzymasz listownie lub cyfrowo, w zależności od gminy;
• powiązanie z DigiD – po uzyskaniu BSN możesz wyrobić DigiD do logowania w systemach rządowych (np. Belastingdienst); DigiD jest niezbędne do obsługi e-deklaracji (np. VAT) i bieżącej administracji firmy.

Bez BSN rejestracja w KVK jest niemożliwa – to pierwszy, obowiązkowy krok dla ZZP.

Krok 2 – rejestracja firmy w KVK – oficjalny start działalności

Każda firma w Holandii, w tym ZZP jako eenmanszaak, musi być zarejestrowana w KVK. Po rejestracji dane automatycznie trafiają do urzędu skarbowego Belastingdienst.

Co wypełnić w formularzu rejestracyjnym KVK?

Formularz (online lub papierowy) wymaga podania następujących informacji:

• danych osobowych (imię, nazwisko, BSN),
• danych kontaktowych firmy (adres, email, telefon),
• zakresu działalności (kod SBI – Standard Bedrijfsindeling),
• nazwy handlowej firmy,
• formy prawnej (dla ZZP: eenmanszaak).

Koszt rejestracji od 1 stycznia 2025 roku wynosi 82,25 EUR – to jednorazowa opłata dla nowych przedsiębiorców.

Procedura krok po kroku:

1. Wejdź na stronę KVK.nl (opcjonalnie zaloguj się przez DigiD do konta online).
2. Wypełnij formularz rejestracyjny i dokonaj płatności.
3. Odbierz numer KVK (8-cyfrowy) i potwierdzenie wpisu do rejestru.
4. Poczekaj na nadanie numeru VAT/BTW przez Belastingdienst (dzieje się to automatycznie po rejestracji).

Rejestracja ZZP trwa zwykle 1–2 dni i nie wymaga kapitału zakładowego ani wspólników.

Obowiązki ZZP po rejestracji – podatki, VAT i administracja

Po rozpoczęciu działalności zacznij regularnie wywiązywać się z obowiązków podatkowo-księgowych:

• podatek VAT (BTW) – większość ZZP rozlicza VAT (standardowo 21%); deklaracje składa się kwartalnie lub miesięcznie przez DigiD;
• podatek dochodowy (inkomstenbelasting) – rozliczany progresywnie; możesz odliczać koszty firmowe (w tym m.in. dojazdy według kilometrówki);
• administracja – prowadź ewidencję faktur, kosztów i umów; od 2026 wchodzi zakaz płatności gotówkowych powyżej 3000 EUR – wysokie kwoty wyłącznie przelewem;
• ubezpieczenia – obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne (zorgverzekering); brak automatycznego „ZUS” dla ZZP, ale możesz wykupić dobrowolne polisy (np. od niezdolności do pracy).

Rynek jest przyjazny dla freelancerów, a rozliczenia w EUR ułatwiają współpracę z klientami z całej Unii.

Zmiany prawne 2025–2026 – kontrole i zakaz fikcyjnego ZZP

Holandia zaostrza walkę z fikcyjnym samozatrudnieniem (gdy relacja faktycznie przypomina etat).

• od stycznia 2025 – zniesienie moratorium na kontrole Belastingdienst; konieczne jest wykazanie niezależności ZZP: samodzielna działalność, kilku klientów, własne narzędzia, rozpoznawalny branding (logo, strona www, email firmowy);
• dokumentacja obowiązkowa – rzetelne faktury, umowy, ewidencja przebiegu (kilometrówka), rejestr kosztów; możliwe korekty do 5 lat wstecz (nie wcześniej niż od 2025) oraz nakaz przekształcenia umów w etat;
• od 2026 – zakaz płatności gotówką powyżej 3000 EUR; trwają prace nad doprecyzowaniem przepisów dot. statusu „firma vs. etat”;
• dla agencji delegujących (od 2027) – wymagane: VOG (zaświadczenie o niekaralności), gwarancja finansowa ok. 100 000 EUR, uproszczenia w ramach SNA.

Pierwsze efekty zaostrzenia kontroli: mniej fikcyjnych ZZP i większy udział etatów.

Najważniejsze daty i wymagania w pigułce:

Zmiana	Data wejścia	Kluczowe wymagania
Kontrola fikcyjnego ZZP	Styczeń 2025	Dokumentacja, niezależność (kilku klientów, branding)
Zakaz gotówki >3000 EUR	Styczeń 2026	Transakcje powyżej limitu wyłącznie przelewem
Certyfikacja agencji	Styczeń 2027	VOG, gwarancja 100k EUR, SNA
Opłata KVK	Styczeń 2025	82,25 EUR (jednorazowo)

Finansowanie i rozwój – dotacje oraz zamykanie firmy

Dotacje na start – dostępne są granty i programy wsparcia (m.in. przez KVK i instytucje regionalne); sprawdź warunki kwalifikacji dla ZZP w swoim sektorze i regionie.

Pakiety startowe – wsparcie marketingowe od agencji: logo, strona www (SSL), hosting, wizytówka Google Business Profile, profile w social media.

Zamykanie ZZP – ureguluj VAT i podatek dochodowy, zamknij konto firmowe, spłać zobowiązania (kredyty, leasing), a następnie wyrejestruj firmę w KVK i Belastingdienst; w razie problemów skonsultuj się z doradcą.

Porady dla Polaków – plusy, minusy i lista kontrolna

Plusy: wysokie zarobki, rozliczenia w EUR, dostęp do unijnego rynku.

Minusy: biurokracja (BSN, KVK, DigiD) oraz wzmożone kontrole statusu ZZP.

Lista kontrolna założenia ZZP:

• meldunek i numer BSN (rejestracja w gminie),
• DigiD do obsługi spraw online,
• rejestracja w KVK (opłata 82,25 EUR),
• firmowe konto bankowe,
• ewidencja księgowa i rozliczanie VAT,
• spójny branding dla wiarygodności (logo, strona, email firmowy).

Zacznij od uzyskania BSN – to odblokuje wszystkie kolejne formalności. Warto współpracować z księgowym znającym holenderskie przepisy, aby uniknąć błędów i kar.

(Artykuł oparty na aktualnych informacjach z lat 2025–2026; przed działaniem zweryfikuj szczegóły na KVK.nl i Belastingdienst.nl.)