Jak założyć kasę fiskalną – kiedy jest obowiązkowa

W 2026 roku kasa fiskalna pozostaje kluczowym elementem ewidencjonowania sprzedaży B2C w Polsce, z limitem zwolnienia wynoszącym 20 000 zł rocznego obrotu netto oraz rosnącą integracją z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten regulują ustawa o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów, w tym rozporządzenie z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), z rozszerzeniami m.in. na usługi parkingowe od 1 kwietnia 2026 r.

Artykuł ten to praktyczny przewodnik: od podstaw prawnych, przez limity i wyjątki, po instrukcję wdrożenia kasy i integracji z KSeF, wraz z najważniejszymi zmianami w 2026 roku.

Podstawy prawne – co mówi prawo o kasach fiskalnych w 2026 roku?

Obowiązek posiadania kasy wynika z ustawy o VAT i corocznie aktualizowanych rozporządzeń Ministra Finansów. W 2026 roku zasady są stabilne, ale pojawiają się istotne nowości:

• limit zwolnienia podmiotowego – 20 000 zł obrotu netto ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych; obrót liczy się od wszystkich wpływów z towarów i usług B2C, proporcjonalnie dla nowych firm;
• kasy online – obowiązkowe od 2024 roku, przekazują dane w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co automatyzuje raportowanie do MF;
• rozszerzenia branżowe – od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje usługi parkingowe, w tym automaty parkingowe – kasa wymagana od pierwszej transakcji;
• integracja z KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (2024), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – kasy i systemy POS muszą być gotowe do wystawiania faktur ustrukturyzowanych; do końca 2026 r. dopuszczalne są nadal faktury fiskalne z kas.

Zwolnienie z kasy nie zwalnia z dokumentowania sprzedaży – wystawiaj e‑paragony lub inne dowody zakupu.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa – limity i wyjątki w 2026 roku

Kasa jest wymagana, gdy sprzedaż B2C przekracza limit lub dotyczy branż objętych obowiązkiem „od zera”. Poniżej najważniejsze kryteria.

1. Limit obrotu – 20 000 zł – kto może się zwolnić?

Zasady korzystania ze zwolnienia prezentujemy poniżej:

• przedsiębiorcy kontynuujący działalność – jeśli w 2025 r. obrót B2C nie przekroczył 20 000 zł, zwolnienie działa w 2026 r. do momentu przekroczenia progu;
• nowi przedsiębiorcy – limit jest proporcjonalny do okresu prowadzenia działalności (np. dla startu w lipcu – ok. 10 000 zł do końca roku);
• co liczy się do obrotu? – należności ze sprzedaży towarów i usług osobom fizycznym, bez VAT; nie wlicza się B2B ani eksportu.

Dla szybkiego porównania sytuacji skorzystaj z poniższego zestawienia:

Sytuacja	Limit w 2026 r.	Moment instalacji kasy
Kontynuacja z niskim obrotem 2025	Do 20 000 zł	Po przekroczeniu w trakcie roku
Nowa firma	Proporcjonalny (np. 1/12 na miesiąc)	Natychmiast po limicie
Branże „od zera”	0 zł	Od pierwszej sprzedaży

2. Branże z obowiązkiem „od pierwszej sprzedaży”

Nie obowiązuje żaden limit – kasa konieczna natychmiast:

• handel detaliczny, gastronomia, usługi fryzjerskie, kosmetyczne, automotive (naprawy pojazdów),
• od 1 kwietnia 2026: usługi parkingowe (w tym automaty),
• handel bezobsługowy (np. automaty vendingowe) – nowe przepisy 2026 r.

3. Wyjątki i zwolnienia

Poniżej najczęstsze sytuacje, w których można korzystać ze zwolnień:

• sprzedaż wyłącznie B2B lub na eksport,
• niskie obroty poniżej 20 000 zł (z wyłączeniami),
• e‑commerce z wysyłką – wyjątki dla sprzedaży wysyłkowej z rzetelną ewidencją,
• zwolnienia przedmiotowe: bilety komunikacji, usługi pocztowe, edukacja.

Jak założyć kasę fiskalną – krok po kroku w 2026 roku

Proces wymaga wsparcia autoryzowanego serwisu. W 2026 r. postaw na modele online zgodne z CRK i gotowe do integracji z KSeF.

1. Wybierz urządzenie – kasa online (nowy typ) z pamięcią fiskalną, zgodnością z CRK/KSeF i potwierdzeniem typu przez Główny Urząd Miar (GUM); koszt orientacyjny: 1000–5000 zł.
2. Kup od autoryzowanego serwisu – sprzedawca powinien być wpisany do rejestru MF; unikaj niezweryfikowanych źródeł.
3. Fiskalizacja – zleć serwisantowi uruchomienie trybu fiskalnego i konfigurację połączenia z CRK.

   Serwisant zapisuje NIP w pamięci fiskalnej i aktywuje tryb fiskalny.

   W przypadku starszych urządzeń (papier/elektroniczne kopie) obowiązuje zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni po fiskalizacji.

4. Zgłoszenie do urzędu skarbowego – przygotuj i złóż wymagane dokumenty.

   Formularz ZAF/K możesz złożyć online (e‑Deklaracje) lub osobiście w urzędzie.

   Termin: przed pierwszą sprzedażą albo do 3. dnia po przekroczeniu limitu – w 2026 r. bez zmian.

5. Pierwsza sprzedaż i raporty – kasy online automatycznie wysyłają raporty dobowe i miesięczne do CRK; dbaj o ciągłość połączenia.
6. Integracja z KSeF – od kwietnia 2026 r. upewnij się, że kasa lub system POS wystawia i przesyła faktury ustrukturyzowane.

Wskazówka: dla handlu online oprogramowanie, takie jak Salessystem, integruje kasę z e‑sklepem i automatyzuje dokumenty.

Kasy fiskalne a KSeF – rewolucja cyfrowa w 2026 roku

KSeF to obowiązkowy system e‑faktur ustrukturyzowanych, który wpływa także na obsługę kas i systemów sprzedażowych:

• Harmonogram – 1 lutego 2026 r. (duże firmy) oraz 1 kwietnia 2026 r. (pozostali);
• Wpływ na kasy – wymagana integracja i możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych; do końca 2026 r. tolerowane są faktury fiskalne;
• Korzyści i wyzwania – szybsze rozliczenia i mniej błędów, ale konieczne dostosowanie oprogramowania POS i procedur.

Kary za brak kasy fiskalnej – nie ryzykuj!

Niezastosowanie kasy to naruszenie prawa podatkowego; oto potencjalne konsekwencje:

• kary finansowe do 30 000 zł, utrata prawa do odliczeń VAT i zwiększone ryzyko kontroli,
• brak raportów z kasy online – dodatkowe sankcje wynikające z danych w CRK,
• przekroczenie terminu fiskalizacji – kary rzędu 300–500 zł dziennie.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców w 2026 roku

Aby działać zgodnie z przepisami i bez zakłóceń, pamiętaj o poniższych zasadach:

• Małe firmy – monitoruj obrót co miesiąc; aplikacje księgowe ułatwiają kontrolę i alertują o zbliżaniu się do limitu;
• Rozwój biznesu – wybieraj kasę mobilną/online z chmurową kopią danych i zdalnym serwisem;
• Zmiany w prawie – śledź Dziennik Ustaw, bo rozporządzenia mogą ewoluować w trakcie roku;
• Konsultacja – przed startem lub zmianami skonsultuj się z biurem rachunkowym lub urzędem skarbowym.